10 Grundregeln erfolgreicher Online-Meetings, Online- Präsentationen und -Konferenzen 

1. Raum gestalten

• Der Schreibtisch ist, zumindest im sichtbaren Bereich, aufgeräumt.
• Der Hintergrund ist neutral
  • Bilder an der Wand, Regale, wenn sie aufgeräumt sind, sind absolut okay
  • Vorsicht vor „virtuellen“ also künstlichen Hintergründen, das kann schnell unprofessionell wirken
• Wir sorgen für gutes Licht
  • Achtung, wenn ein Fenster oder eine Lichtquelle hinter euch ist, dann seid ihr im Vordergrund sehr dunkel und es blendet ggf. in die Kamera. Eventuell durch eine Schreibtischlampe für Licht von vorne sorgen und die Lichtquelle im Hintergrund ausschalten (Rollo Fenster etc.)
• Wir sollten als Organisator und auch als Teilnehmer, wenn wir die Kamera eingeschaltet haben, auch gut erkennbar sein.

2. Pünktlichkeit

• Wir stellen sicher, dass eine pünktliche Einwahl ins Meeting möglich ist, bestenfalls 5 Minuten vorher.
• Rechtzeitig (10 Minuten vorher) überprüfen wir als Teilnehmer, ob der Link, den wir erhalten haben, funktioniert. Hier kann auch die Kameraeinstellung nochmals überprüft werden.
• Des Weiteren überprüfen wir im Vorfeld, ob ein besonderes Tool zur Teilnahme gebraucht wird, was ggf. noch heruntergeladen werden muss.

3. Ton kontrollieren

• Ist das Mikrofon nicht in den Rechner integriert, überprüfen wir, dass das externe Mikrofon nicht zu nah am Mund ist, da die übrigen Teilnehmer sonst jeden Atemzug und jedes Räuspern mithören können.
• Bitte darauf achten, dass wir selbst unseren Ton ausschalten, wenn andere reden. Als Organisator achten wir auch bei den Teilnehmern darauf, dass die Stummschaltung aktiv ist. Wir muten!

4. Deutlich reden

• Sprechtempo kontrollieren - langsam und kontrolliert sprechen
• Sprechen in der Mitteltonlage - durch Volumen und Klang der Stimme strahlen wir Motivation und gute Laune aus.
• Richtig akzentuieren - Akzente setzen, Pausen machen und
• wichtige Aussagen durch Betonung hervorheben.

6. Andere Teilnehmer ausreden lassen

• Darauf achten, nicht dazwischen zu reden - eindeutige Gesprächspausen abwarten, um den eigenen Beitrag zu platzieren.
• auch „virtuell“ per Reaktion die Hand heben, um sich bemerkbar zu machen, einen Betrag leisten zu wollen.

7. Vorstellen

• Als Organisator der Videokonferenz, sorgen wir für ein gutes  Intro, einen positiven Einstieg.
  Einstiegsvarianten für eine gelungene Rede/Vortrag beachten :-)
• Wir klären anfangs kurz ab, ob uns alle gut hören und sehen können.
• Wir begrüßen alle Teilnehmer und wenn möglich, sprechen wir sie mit ihrem Namen, der meist im Bild des Teilnehmers eingeblendet ist, an.
• Nehmen “Externe“ am Meeting oder der Konferenz teil, bitten wir diese, sich kurz vorzustellen. Je nach Gruppe können wir auch darum bitten, die Namen einzugeben. Bei ZOOM z. B. über „Umbenennen“ neben dem Namen im Chat, dann wird der Name während des Meetings eingeblendet und wir können die Teilnehmer/innen jederzeit mit Namen ansprechen.

8. Gesichtsausdruck & Körperhaltung

Körperhaltung

• Wir setzen uns bequem hin, sodass wir uns wohl fühlen - Stuhlhöhe optimal auf Körpergröße und Schreibtisch einstellen
• Wir atmen frei und ungezwungen.

Gestik, Mimik & Blick

• Wir lächeln - So wirken wir positiver und freundlicher. Wenn wir lächeln fühlen wir uns sicherer und optimistischer.
• Freundlicher Blick, denn die Augen gelten als Spiegel der Seele.
• Wir versuchen, beim Reden direkt in die Kamera zu schauen, als würden wir die Anwesenden ansehen.
• Wir dürfen vor der Kamera „gestikulieren“, d. h. die Hände leicht einsetzen, Dinge mit den Fingern zeigen, etc. Bewegung motiviert auch unsere Teilnehmer/innen.

9. Kleidung

• Eine Videokonferenz ist kein privater WhatsApp- oder FaceTime-Call!
• Kein Jogginganzug und keine andere Freizeitkleidung, auch nicht, wenn wir von zu Hause aus arbeiten.
• Die Kleidung sollte einem Meeting angemessen sein, wie in einer Präsenz-veranstaltung auch.
• Kompetenz und Souveränität drückt sich auch im Erscheinungsbild aus.

10. Inhaltlich vorbereitet

• Es liegen uns alle wichtigen Unterlagen vor, z. B. das Protokoll der letzten Sitzung – was wir als Organisator auch nochmals an alle Teilnehmer/innen über den Chat zu Beginn des Meetings schicken können.

11. Konzentration & Aufmerksamkeit

• Wir hören bei allen Teilnehmer/innen aufmerksam zu und stellen Fragen, um immer wieder in Interaktion zu sein und uns die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu sichern.
• Als Organisator beobachten wir den Chat, ob Fragen gestellt werden. Im Vorfeld klären, wann und in welcher Form z. B. während oder nach einem Vortrag, Fragen gestellt werden können.
• Bei vorhandenem Warteraum kontrollieren wir ständig, ob vielleicht etwas verspätet Teilnehmer/innen dazu kommen und lassen diese eintreten.
• Diese Aufgaben (Chat und Warteraum) können wir auch an eine Person delegieren, die uns unterstützt. Das ist empfehlenswert, damit wir uns auf die Moderation/Leitung des Meetings konzentrieren können. Bitte dann darauf achten, die Co-Moderation (Co-Host) zu ergeben.
• Nicht während des Meetings mit anderen Dingen beschäftigen, wie z. B. Mails oder WhatsApp am Handy checken etc.

Interview im FORUM Magazin über die Solidarität und Kreativität des saarländischen Mittelstands in der Corona-Krise.

Foto: Jennifer Weyland

„Digitaler denn je“

Gratis-Essen für Transportfahrer, direkt ins Wohnzimmer gestreamte Konzerte und digitale Tanzkurse für mehr Abwechslung während der Kontaktsperre: Anja Persch, Präsidentin des Marketingclubs Saar, zeigt sich beeindruckt davon, wie kreativ und solidarisch sich der saarländische Mittelstand während der Pandemie zeigt.

Frau Persch, als Präsidentin des Marketingclubs Saar vertreten sie rund 400 Mitglieder aus den unterschiedlichsten Bereichen der saarländischen Wirtschaft. Welche Branchen wurden von der Corona-Krise am härtesten getroffen?

Das ist schwer zu sagen, denn es betrifft uns fast alle. Ich denke aber, dass die Hotellerie und der gesamte Tourismusbereich sehr betroffen sind, die Gastronomie und die ganze Textil- und Modebranche. Dazu kommen Unternehmen, die viel mit Import und Export zu tun haben. Sie stehen aktuell vor ganz großen Herausforderungen.

Als Berufsverband für Marketing und Vertrieb haben wir natürlich auch viele Agenturen im Boot. Wenn wir jetzt beispielsweise Agenturen im Event- und Cateringbereich nehmen oder aus der Künstlervermittlung, ganz abgesehen von den Künstlern selbst, so ist diesen Mitgliedern schlicht und ergreifend die Existenz weggebrochen und das von jetzt auf gleich. Auch solche Themen wie Beratungsleistungen in Form von Workshops, Seminaren oder Trainings sind zurzeit physisch ja nicht möglich, und für viele ist das, wie auch für mich, der Kern unserer Tätigkeit. Das sage ich nicht nur als Unternehmerin, sondern auch als Präsidentin des Marketingclubs Saar. Auch wir können unsere Veranstaltungen nicht mehr wie gewohnt durchführen. Das stellt auch uns vor eine große Herausforderung. Insofern schürt eine solche Entwicklung natürlich Ängste, keine Frage. Gleichzeitig kann die Krise aber auch als Chance gesehen werden, um neue spannende Konzepte zu entwickeln und sich auszuprobieren. Das ist meiner Meinung nach der effektivere Ansatz, um mit der Corona-Krise umzugehen.

Können Sie ein paar dieser Beispiele nennen?

Ein solches Beispiel wären Petra und Oliver Bach, die Inhaber des Restaurants „Die Scheune" in Kirkel. Wie wir alle wissen, müssen die saarländischen Gastrobetriebe aufgrund der neuen Verordnung zur Bekämpfung der Corona-Pandemie zunächst geschlossen bleiben. Auch die Familie Bach blieb dabei keine Ausnahme. Sie mussten ihr Restaurant vorübergehend schließen. Allerdings ließen sich diese beiden Unternehmer nicht von der Krise entmutigen, sondern entwickelten ein sehr spannendes und gleichzeitig auch solidarisches Konzept: Sie haben beispielsweise einen Imbisswagen vor ihrem Restaurant aufgemacht, um die Menschen trotz der neuen Verordnungen mit Mittagessen zu versorgen. Wenn Lkw- und Transportfahrer bei der „Scheune" vorbeikommen, erhalten sie ihr Essen samt einem Getränk sogar gratis. Als eine Art kleines Dankeschön für ihre Arbeit, vor allem in dieser schweren Zeit. Solche schönen Aktionen stärken natürlich das Wir-Gefühl und den Zusammenhalt unter den Menschen.

Ein anderes Beispiel für ein solch kreatives Konzept wäre die Tanzschule Bootz-Ohlmann. Dieses alteingesessene saarländische Traditionsunternehmen existiert seit über 111 Jahren und wird bereits in der vierten Generation familiengeführt. Trotzdem gab es für die Tanzschule nicht mal annähernd eine vergleichbare Situation, wie sie die Corona-Krise jetzt in dieser Zeit darstellt. Deswegen hat Geschäftsführer Ramon Gechnizdjani ein neues Konzept entwickelt und bietet seinen Mitgliedern seit Neuestem auch tänzerische Angebote unter anderem in solchen Bereichen wie Kindertanz oder Paartanz in digitaler Form an. Die ersten Video-Kurse gibt es bereits auf der Homepage der Tanzschule. Darüber hinaus plant das Bootz-Ohlmann-Team die Streichung der geplanten Betriebsferien im Sommer sowie Herbst dieses Jahres, um fehlenden Unterricht in allen Bereichen wieder aufzuholen. An diesem Beispiel sieht man auch, wie geschlossen ein Team in einer solchen Krisenzeit funktionieren kann – und das macht Mut.

Aber auch kleine Unternehmen oder Selbstständige zeigen sich besonders kreativ und werden zunehmend digitaler. So schließen sich beispielweise Musikbands zusammen – jeder schaltet sich von zu Hause aus zu – um gemeinsam ein kleines Konzert ins Wohnzimmer zu streamen. Damit erweitern sie nicht nur ihr Angebot, sondern bieten auch den Menschen, die ja zum größten Teil zu Hause bleiben müssen, etwas Abwechslung zum Alltag. Eine schöne, erfrischende Idee, die auch nach der Krise beibehalten beziehungsweise weiterentwickelt werden könnte, wie ich finde.

Also wird das Saarland zunehmend digitaler?

Absolut. Und zwar mehr denn je. Jetzt können wir auch einfach mal ausprobieren, denn niemand ist von heute auf morgen perfekt. Dafür haben jetzt alle Verständnis. Somit kann ich jedem Unternehmen nur raten, es einfach mal zu machen und sich digital neu oder besser aufzustellen. Auch, wenn man vielleicht annimmt, dass diese digitale Form noch nicht perfekt ist. Vielleicht ist es sogar besser, und das neue Konzept kommt dadurch noch sympathischer und authentischer rüber.

Welche wichtigsten Punkte würden Sie den Unternehmern mit auf den Weg geben, um sich online besser aufzustellen?

Man soll die Online-Kanäle definitiv nutzen, auch wenn man sich in der Vergangenheit demgegenüber nicht ganz so offen gezeigt hat. Wie fit ist beispielsweise die eigene Homepage? Eine Möglichkeit wäre auch mal, einen Link an die Kunden zu verschicken, um über diese Kanäle präsent zu bleiben. Hat man beispielweise einen Onlineshop, könnte man die Kunden auch direkt anschreiben und sie mit speziellen Angeboten auf dem Laufenden halten. Wichtig ist, sich weiter in den Köpfen der Kunden, auch potenzieller, präsent zu halten. Man kann auch gerne mit Links, E-Mails und Videobotschaften arbeiten, um die potenziellen Interessenten auf die eigene Internetseite zu locken. Auch Kooperationen mit anderen Unternehmen bieten gute Chancen. Das ist generell ein kluger Schachzug. Aber vor allem jetzt bieten sich solche Zusammenschlüsse besonders an. Es gab beispielweise eine Aktion auf Facebook für selbstständige Unternehmen, mit denen ich auch verlinkt bin. Wir boten uns gegenseitig die Möglichkeit, den eigenen Homepage-Link als Kommentar in den Facebook-Post des anderen zu posten. Das sehen natürlich viele Menschen, die wiederum auf die Seite aufmerksam werden. Damit kann man den Kontakt zum Kunden aufrechterhalten und vielleicht sogar neue Kunden akquirieren.

Interview: Julia Indenbaum

Quelle: Forum - Das Wochenmagazin (17.04.2020)

Schöner Abschluss der Seminar-Reihe zum 10-jährigen Jubiläum

Am vergangenen Mittwoch, den 09. Oktober 2019 fand das vorerst letzte offene Training im Bereich Kommunikation und Stressmanagement zum 10-jährigen Jubiläum von ALLISMA statt. Zum Abschluss nutzten wir nochmals das schöne Ambiente der Räumlichkeiten im Hotel Landschloss Fasanerie in Zweibrücken. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kamen aus ganz unterschiedlichen Branchen, sodass ein toller und konstruktiver Austausch aus verschiedenen Blickwinkeln stattfand.

Viele Situationen, die Stress erzeugen, entstehen aus der Störung im Zusammenleben mit unseren Mitmenschen;  wie beispielsweise durch Missverständnisse und Konflikte am Arbeitsplatz oder mit Familie und Freunden. Zu wissen, welche Kommunikationsbarrieren es gibt, wie wir sie vermeiden können und wie wir sicherstellen können, dass unsere Informationen auch so ankommen, wie wir es uns wünschen, kann stark dazu beitragen, Stressbelastungen nachhaltig zu reduzieren.

Neben den Grundlagen aus der Kommunikationspsychologie, beschäftigten wir uns auch mit der Wirkung von Stimme, Sprachstil und Körpersprache. In Rollenspielen und Gruppenübungen erarbeiteten die Teilnehmer/innen eigenständig und mit viel Spaß die besten Strategien, um ihre eigene Kommunikationskompetenz nachhaltig zu verbessern.

   Bericht im Pfälzischen Merkur zum 10 jährigen Jubiläum von ALLISMA vom 17.12.2018

Peter Gross Azubi-Treffen 2018

Outdoor-Teamtraining mit den Auszubildenden der Peter Gross Bau Holding GmbH

Am Freitag, den 03. August 2018 war es soweit. Wir trafen uns um 08.00 Uhr morgens mit rund 40 Auszubildenden verschiedener Ausbildungs­jahrgänge der Peter Gross Bau Holding GmbH auf dem Gelände des Hochseilgartens in Taben-Rodt.

Anfangs galt es in kleinen Gruppen von 8 bis 10 Personen unterschiedliche Übungen zu absolvieren, wie beispielsweise aus schweren Holzstämmen eine Brücke zu bauen, sich auf dünnen Seilen von Baum zu Baum zu hangeln oder mit kleinen Holzbrettern einen imaginären Fluss zu überqueren. Ziel der Veranstaltung war es, gemeinsam im Team etwas zu erlebt, auszu­probieren und erfolgreich zu lösen, immer im dem Bezug zur realen Arbeitswelt. Die Teilnehmer zwischen 16 und 25 Jahren bauten dabei mit Unterstützung der Teammitglieder Vertrauen in sich selbst und das Team auf. Toleranz und Akzeptanz standen im Vorder­grund. Jeder einzelne übernahm für das Erreichen des Ziels Verantwortung. Die Auszu­bildenden lernten ihre eigenen Grenzen kennen und wuchsen mit uns und unserer Unterstützung, vor allem im Hochseilgarten, auch über ihre Grenzen hinaus. Trotz der Hitze, die sich gegen Mittag der 40 Grad Celsius Grenze näherte, hatten alle Teilnehmer sichtlich Spaß.

„Die Idee, ein Outdoor-Training in dieser Form durchzuführen, war prima. Ich denke, so konnten wir zum Thema Toleranz und Akzeptanz im Team, auch die Kommunikation und Motivation fördern. Das werden wir im kommenden Jahr sicher wiederholen“, erklärte Andrea Krier, Referentin Personalentwicklung & Recruiting der Peter Gross Bau Holding GmbH, abschließend. Wir freuen uns schon darauf!